Involvering op og ned skaber succesfuld implementering

Projektledere i implementeringsprojekter er ofte spændt ud mellem ledelsen over dem og medarbejderne under dem. Så hvordan skaber du sammenhæng og succesfuld implementering? Det har vi spurgt projektleder Morten Fuglsang om.

Kontakt vores eksperter i projektledelse og implementeringsprocesser

MSJ

Michael Straarup Sjælland

Manager
T: +45 5161 3869

Jeppe Ostersen

Business Manager
T: +45 5161 7921

Offentlige implementeringsprojekter kan være svære at gennemføre og forankre. En af nøglerne til succes er projektledelse og dermed projektlederen. Hos Rambøll Management Consulting har vi kigget ned i maskinrummet og talt med den erfarne projektleder Morten Fuglsang fra Jobcenter Tårnby. Han giver her både indsigt og gode råd til succesfulde implementeringsprojekter.

Sæt medarbejderen i centrum
Morten Fuglsang arbejder i øjeblikket med implementeringsprojektet Jobrettet samtale. For ham handler succesfulde projekter om, at bruge systemer og projektredskaber til det de er gode til og så sætte medarbejderne i centrum.

- Det er medarbejderne, der skal drive forandringen, den dag projektet overgår til drift, og jeg ikke længere er tilknyttet. Hvis medarbejderne opfatter Jobrettet samtale som et tidsbegrænset projekt og ikke som en ny og accepteret metode at arbejde med, så stopper forandringerne sammen med projektet, og implementeringen udebliver, siger Morten Fuglsang.

Ny praksis skal udvikles
Jobrettet samtale handler om øget borgerinddragelse. Jobkonsulenterne bliver undervist i nye inddragende og jobrettede samtaleteknikker, der får borgerne til at tage ansvar for både samtaler og jobsøgning. Samtidig skal konsulenterne også motivere borgerne til selv at booke nye aftaler med jobcenteret. Det gør, at konsulenterne skal sætte sig ind i, hvordan selvbooking fungerer for borgerne. De nye tiltag skal læres og gøres til daglig praksis inden for projektperioden, samtidig med at konsulenterne stadig leverer på deres andre arbejdsopgaver.

De nye tiltag gør det nødvendigt at afstemme brugen af teoretiske værktøjer til den oplevede praksis. Når systemet og nye tilgange skal implementeres, er det vigtigt, at medarbejderne er med på opgaven. Derfor bruger Morten Fuglsang meget tid på at synliggøre fordelene ved både selvbooking og samtaleteknik. Den tilgang, oplever han, har stor effekt.

Målinger som dialogredskab
Han kan påvise udviklingen på flere måder. Jobcenteret bliver målt på flere parametre, som Morten Fuglsang kan følge med i og reagere på, hvis noget er ved at gå skævt, eller når noget går godt.

- Data er ikke mere værd, end de dialoger de indgår i, men de kan danne et afgørende fundament for de konstruktive dialoger, der bringer læring og mennesker videre, siger han.

Det genkender Michael Sjælland, som er en af Rambøll Management Consultings eksperter på projektledelse og forandringsprocesser. For ham giver målinger et brugbart billede af tingenes tilstand her og nu. Men samtidig ser han målingernes reelle styrke være, at de skaber mulighed for dialog om fremtiden. Data kan involvere fagpersonalet i samtaler om, hvordan man ændrer på nogle dårlige resultater, eller hvordan man bevarer fokus på målinger, der overgår forventningerne.

   


Morten Fuglsangs 5 gode råd til projektlederen i implementeringsprojekter:

  1. Brug tidsstyring og projektplaner – det er fundamentet for et godt projekt
  2. Lyt til og lær af de medarbejdere, der skal gennemføre implementeringsprojektet
  3. Få afklaret rolle- og ansvarsfordeling i ledelse og blandt medarbejdere
  4. Dyrk supervision, sparring og feedback, så læring deles
  5. Medarbejdere lærer i forskelligt tempo – vær opmærksom på det og giv plads til det

 

              

Det du fokuserer på får du mere af
For at få bundet teorien op på praksis, bliver der brugt supervision, kollegial sparring og læringsgrupper blandt jobkonsulenterne. Når medarbejderne har samtaler med borgerne og benytter de nye samtaletekniker, så bliver feedback efterfølgende givet ud fra en anerkendende tilgang, hvor det primære fokus er på at gøre mere af det, der virker. Det giver medarbejderne et løft og bidrager til en bedre læringskultur på jobcenteret.

For at få medarbejderne med, har Morten Fuglsang også bragt sig selv på banen i dialogerne med borgerne. Det har han gjort for at få erfaringer med samtalerne, men også for at kunne bidrage og være en del af den interne feedback. Det er ifølge Morten Fuglsang den interne feedback og deraf forbedrede læringskultur, der skal til, for at ændringerne kan blive rodfæstet i jobcenteret.

Projektstyring med fokus på mennesker
Gennem projektet har Morten Fuglsang arbejdet detaljeret med projektplaner, tidsstyring og måltal, men han er meget bevidst om, at de ikke gør det alene. Det er Michael Sjælland fra Rambøll enig i. Han siger:

- Styringsredskaber er nødvendige for et godt projekt. Men i stedet for at stirre sig blind på planer og teorier, skal du bruge dem som det sikre fundament, du kan stå på, når noget ikke går efter planen. Gør i stedet planerne til udgangspunkt for konstruktive og rammesatte dialoger med de involverede medarbejdere og ledere om, hvordan vi kommer fra a til b, når nu den planlagte løsning ikke virkede.

Projektlederen som sælger
Morten Fuglsang ser også sig selv som sælger, når han indtager rollen som projektleder. Han skal sælge projektet til medarbejderne, så de har lyst til at være en del af projektet. Samtidig har han oplevet at skulle sælge delleverance eller udsatte deadlines til ledelsen, når medarbejderne i jobcenteret har været pressede.

Han har blandt andet lovet at nå nogle måltal og resultater før tid, for at kunne få udsættelse på andre dele af projektet. Det har ledelsen købt, og medarbejderne har oplevet, at deres projektleder har kæmpet deres sag. Den tilgang giver respekt blandt jobkonsulenterne, og ledelsen er med, fordi de oplever, at resultaterne bliver opnået – bare på andre måder end først planlagt.

Sig både til og fra
Som det sidste nævner Morten Fuglsang åbenhed. Han forsøger at være så åben som mulig overfor både ledelse og medarbejder. Det har givet ham de bedste resultater.

- Medarbejderne skal opleve, at de kan komme til mig med bekymringer, og at jeg handler på det.  De skal også opleve, at jeg kan sige fra. Som projektleder er jeg både medarbejderne- og ledelsens mand, og det kan du ligeså godt være tydelig på. Kort sagt skal de vide, hvor de har mig, hvis vi sammen skal lykkes. Uden motivation og engagement blandt medarbejderne er succesfuld implementering nærmest umulig, siger Morten Fuglsang.


Fakta om Projekt Jobrettet samtale:

Formål:
Projektet skal implementere ”Jobrettet samtale” i Jobcentrene. Metoden er at jobkonsulenter og sagsbehandlere ved hjælp af kompetenceudvikling lærer at bruge mere jobrettede og medinddragende samtaleteknikker og trække mere på deres viden om arbejdsmarkedet i samtalerne med borgerne. Derudover skal borgerne støttes, så de bedre kan tage ansvar gennem digital selvbetjening, hvor de fx selv booker møder med jobkonsulenten.

Deltagere i projektet:
Udover Tårnby Kommune deltager 16 andre kommuner fra hele landet i projektet. Hos hvert jobcenter er der en projektleder, som er ansvarlig for implementeringen af projektet i det lokale jobcenter. Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) er udbyder af projektet.

Få inspiration til bedre implementering

Hent White Paper der giver dig nye tilgange til implementering

Få gode råd og konkrete modeller, der kan skabe mere effektiv og holdbar implementering.


Få dit white paper her

Rambøll Danmark

Rambøll Danmark
Hannemanns Allé 53
DK-2300 København S
Tel: +45 5161 1000
Fax +45 5161 1001

Mail: ramboll@ramboll.dk

CVR numre

CVR numre

Rambøll Danmark
35128417

Rambøll Energi
35128417

Rambøll Gruppen
10160669

Rambøll Management Consulting
60997918

Rambøll Olie & Gas
35128417